الوزارة

إدارة الوثائق والمراسلات

تختص إدارة الوثائق والمراسلات بما يلي:

• تسلم وتسليم وتصنيف وقيد البريد الوارد والصادر.
• توزيع البريد الوارد على الوحدات الإدارية المعنية، وفقاً للنظام المتبع في هذا الشأن.
• تأمين إيصال البريد الصادر خارج الوزارة، بعد ترميزه وتسجيله وفقاً للنظام المتبع، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية والجهات المختصة، بعد التأكد من استيفائه لجميع المرفقات.
• إعداد وتجهيز الحقيبة الدبلوماسية، وتأمين إرسالها إلى البعثات التمثيلية بالتنسيق مع الجهات المختصة.
• تسلم الحقيبة الدبلوماسية الواردة من البعثات التمثيلية، وتسليم محتوياتها إلى الوحدات الإدارية المعنية والجهات المختصة.
• تنظيم أرشيف الوزارة وحفظ الوثائق، وفقاً لأحدث الطرق.
• توصيف وتصنيف الوثائق والمستندات وصفاً مادياً يبين عناصرها ومحتوياتها، وعمل فهارس موضوعية لها وحفظها.
• أرشفة سجلات التسليم للوثائق والمراسلات.
• استرجاع البيانات والمعلومات عند طلبها.
• الاحتفاظ بالبحوث والدراسات التي تخص عمل الوزارة.
• الاحتفاظ بصورة من وثائق الندوات والمؤتمرات واللقاءات التي تخص عمل الوحدات الإدارية بالوزارة.
• حفظ أصول جميع المعاهدات والوثائق الدبلوماسية المتعلقة بها، ووثائق التصديق أو القبول أو الانضمام المتعلقة بجميع المعاهدات الدولية التي تكون الدولة طرفاً فيها، بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختصة.
• الاحتفاظ بأصول سندات الملكية والعقود الخاصة بالوزارة.

معلومات الاتصال